采购控制程序（SIBET-CX704100-2014）
来源： 中国医科院生物医学工程研究所质量计划2.0
日期： 2013-06-21
起草部门： 资产财务处
核心目的
有效控制产品采购过程，确保所采购的产品满足规定的要求。
适用范围
适用于本所研制、生产项目（产品）所使用的采购产品控制。
职责分工
| 角色 | 职责 |
|---|---|
| 资产财务处 | 供方评价、选择和管理；采购计划审批；合同签订；采购实施与控制；型式验收和进货检验组织 |
| 使用部门 | 提供采购产品信息；配合采购和进货检验；采购产品的存储与保管 |
工作程序
4.1 合格供方的评价与管理
4.1.1
资产财务处根据《采购管理办法》“第三章供方评价与管理”，对供方进行评价、选择，编制《合格供方名录》，作为选择供方和采购的依据，并定期对供方再评价，进行动态管理。
4.1.2
选择、评价供方时，应确保有效地识别并控制风险。
4.2 采购产品的分类
| 类别 | 定义 |
|---|---|
| 重要产品 | 对研制项目质量有重大影响，设计人员确定为关键件、重要件的采购产品 |
| 一般产品 | 除重要产品以外的其他采购产品 |
4.3 采购程序
4.3.1
采购管理依照《采购管理办法》规定执行。采购前应填写《采购合同审批表》，按规定依次审核批准后，方可组织实施。采购重要产品需要在《合格供方名录》内选择供方。
4.3.2
《采购合同审批表》应包括：采购产品的名称、型号规格、数量、价格、质量要求、付款方式、供方等。
4.3.3
如需在《合格供方名录》以外的供方进行采购重要产品，应在提交采购合同审批时，附加相关说明理由并提交供方相关资质证明文件，经审批通过后方可实施采购。
4.4 采购产品的验证与报销
4.4.1
采购产品到货后由各部门检验员根据项目需要进行进货检验，按照《采购管理办法》和SIBET-CX824100-2014《过程和产品检验和试验控制程序》进行型式验收或指标检验，并填写《科研器材验收领用单》。资产财务审核并加盖检验合格章后，一份财务报销留存，一份检验员编号归档。
4.4.2
进货检验发现不合格品，按SIBET-CX803100-2014《不合格品控制程序》处理。
4.5 采购产品的管理
4.5.1
采购产品的管理按《采购管理办法》执行。
4.5.2
采购产品经型式验收或进货检验合格后办理报销手续，由使用部门负责保管。
4.5.3 使用部门保管控制：
a) 要有专门的存储空间，对存储环境（温度、湿度、防静电等）有特殊要求的，应提供相应环境要求。易制毒、剧毒、易燃、易爆等危险化学品应单独存放，采取有效的防护措施，并进行登记建账
b) 有保存期要求的采购产品，应进行定期检查，对过期的产品采取隔离措施
相关文件
- 《采购管理办法》
- SIBET-CX824100-2014 《过程和产品检验和试验控制程序》
- SIBET-CX803100-2014 《不合格品控制程序》
使用表格
- 《采购合同审批表》
- 《科研器材验收领用单》
关键要点
- 重要产品必须在合格供方名录内采购
- 超名录采购需附加说明和资质证明
- 采购产品验收后由使用部门保管，注意存储环境和有效期